آشنائی با اصول نظام آراستگی 5S
و پياده‌سازی آن به صورت عملی در آزمایشگاه و اتاق تمیز
دپارتمان آموزش‌های درون سازمانی افق فارمد
امید مجدی: تسهیل‌گر سیستم آموزش
با همکاری سرکار خانم مهندس کاوه
شکل‌گیری 5S
اهمیت به عوامل محیطی کار برای افزایش بهره‌وری از اوایل قرن بیستم موردتوجه قرار گرفت، اما بعد از جنگ جهانی دوم این موضوع جدی‌تر شد و ژاپن با نگرش تازه‌ای به بازسازی صنایع خود پرداخت و کیفیت و بهره‌وری را به منظور موفقیت در امر صادرات در رأس امور خود قرار داد و با الگوبرداری از روش آمریکایی خانه‌داری صنعتی (house keeping)، نظام فراگیر 5S را در صنایع خود پیاده نمود، به همین خاطر شروع چنین حرکتی را به کشور ژاپن نسبت می‌دهند.
5S پيش‌نيازي براي هر برنامه بهبود است، زيرا:
- همه افراد محيط تميز و مرتب را دوست دارند.
- ثمرات تلاش براي همه افراد قابل ملاحظه است.
- فضاي مؤثر بيشتري را خلق مي‌كند.
- مدت زمان جستجو را كاهش مي‌دهد.
- فاصله‌ها كوتاه‌تر مي‌شود.
- طول عمر ماشين‌ها و تجهيزات افزايش مي‌یابد.
- محيط كار به يك محيط بهداشتي و ايمن تبديل مي‌شود.
- خطا و اشتباه كمتر اتفاق مي‌افتد.
- همه افراد خود به خود منضبط مي‌شوند.
- سرمايه اجراي اين برنامه اندك است.
بهره‌وري چيست؟
بهره‌وری استفاده مؤثرتر از منابع اعم از نيروي كار، سرمايه، زمين، مواد، انرژي، ماشين‌آلات و ابزار، تجهيزات و اطلاعات در فرآيند توليد كالاها و خدمات است. توليد اضافي كالا يا خدمتي الزاماً به معني افزايش بهره‌وري نيست. در واقع توليد عبارت از ميزان بازده توليد شده (محصول يا خدمت) است در حاليكه بهره‌وري حاكي از نسبت ميان بازده توليد شده به منابع به كار رفته است.
5S يكي از مباحث عمده در مديريت ژاپني است كه ابتدا در ژاپن و سپس در ساير كشورها به كار گرفته شده است. هدف 5S به بياني ساده، سامان دادن، نظم و ترتيب، پاكيزه‌سازي، هماهنگي و ايجاد انضباط در محيط كاري است. 5S به عنوان موثرترين رهيافت و ستوني استوار در ساختمان عمليات اصلاحي و بهبود بهره‌وري شناخته شده است كه با اجراي اين اصول در صنايع و سازمان‌هاي مختلف تجاري، صنعتي و خدماتي موجب افزايش بهره‌وري، استفاده بهينه از سرمايه نيروي انساني و زمان انجام كار، افزايش كارايي و در نهايت سوددهي بيشتر سازمان مي‌شود.
- ژاپنی‌ها با مطالعه، مشاهده و رعایت این معیارها در کارخانه‌ها، متوجه تأثیر و نقش قابل‌توجه آن نه تنها در حفظ ایمنی و بهداشت محصول، بلکه در:
- ایجاد ظاهری آراسته، نقل و انتقال روان،
- صرفه‌جویی مکان و زمان و
- در مجموع محیط کاری آراسته
- و همکارانی خوش‌ظاهر با نظم و آراسته
شدند و از این رو تصمیم گرفتند آن را در همه‌ی صنایع و واحدهای کوچک و بزرگ تولیدی بکار گیرند.
مدیریت تغییر، پیش‌نیاز 5S
پياده‌سازی 5S یک کار فرهنگی است، به ویژه در محیط آزمایشگاه؛
یک انقلاب با ترک عادات ناپسند گذشته و اگر موفق به تغییر عادات ناپسند و غیرحرفه‌ای همکاران نشویم،
صرفاً با خانه‌تکانی و رنگ‌آمیزی و چند حرکت دیگر و با انجام هزینه نمی‌توانیم به آراستگی پایدار آزمایشگاه دست یابیم.
اولین هدف ما در آراستگی:
تغییر عادت و رفتار خودمان و همکاران؛
این کار بسیار دشواری است چون با مقاومت کارکنان مواجه خواهیم شد.
مهم‌ترین نکته:
آغاز این تغییرات به مدیران آزمایشگاه و اتاق تمیز بازمی‌گردد؛ آنها هستند که با انتقال فرهنگ 5Sبه لایه‌های مختلف مجموعه‌ی خود، این روند را تسریع می‌کنند که در این راه وجود پارادایم‌های زندگی سنتی ایرانی می‌تواند مشکل‌ساز باشد.
5S در این موارد می‌تواند به شما کمک کند:
- محیط کار آزمایشگاه، ساماندهی نشده و پر از نمونه‌های غیرضروری است.
- جابجایی اقلام مورد‌نیاز به مسافت‌های دشوار از نظر محل نگهداری و مسیر جابجایی احتیاج دارد.
- قسمت عمده‌ای از آزمایش‌های در حال انجام، غیرضروری است. (عدم رعایت فرهنگ 5S)
- اشتباهات زیادی در انجام آزمایش‌ها رخ می‌دهد که باعث افت کیفیت و بهره‌وری می‌گردند.
- حجم دوباره‌کاری‌ها زیاد است.
- جوابدهی همیشه با تأخیر همراه است، در حالیکه سطح اضافه‌کاری هم بالاست.
- تجهیزات دفتری (اداری) و تجهیزات کمکی و اصلی تولیدی کثیف هستند.
- سقف‌ها، دیوارها، پنجره‌ها و چراغ‌ها کثیف هستند و اتاق‌های نمونه‌گیری، اداری، سالن انتظار، رختکن و دستشویی، از نور کافی برخوردار نیستند.
- محل‌های کار در آزمایشگاه ایمنی ندارد و حوادث و خسارت‌های زیادی اتفاق می‌افتد که ناشی از عدم وجود ایمنی در محیط آزمایشگاه است.
- وسایل (امکانات) عمومی از قبیل غذاخوری‌ها، قسمت کمدهای افراد، حمام‌ها و موارد مشابه غیربهداشتی هستند.
تعریف کوتاه 5S:
5S سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار می‌باشد.
5S سیستمی برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کاری می‌باشد.
تعریف کامل 5S:
5S فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان بکار گرفته می‌شود وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی shitsuke/seiketso/seieso/seiton/seiri است.
اهداف اجرای 5S:
هدف اصلی 5S:
- بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف
اهداف تفضیلی 5S:
- برقراری ایمنی
- کاهش آزمایش مجدد
- رسیدن به کارایی
- افزایش بهره‌وری
- ارتقاء کیفیت
- ارتقاء روحیه کارشناسان آزمایشگاه
- حذف دوباره‌کاری
- جلب نظر مشتری
1- ساماندهي (سازماندهي، تفكيك و تعمير) Seiri
ساماندهي در عام‌ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك آزمایشگاه جهت نيل به اهداف.
از ديدگاه «پنج اس» ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويت‌ها براي رهايي از غيرضروري‌ها است. در ديدگاه «پنج اس»، ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشه‌اي مي‌باشد و هدف، ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهي مي‌بايستي به اولويت‌بندي پرداخت. به طور خلاصه اين S به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروري‌ها مي‌باشد.
2- نظم و ترتيب Seiton
نظم و ترتيب به معني قرار دادن ملزومات در مكان‌هاي مناسب و مرتب است به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد.
نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي موردنياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود، بدين منظور بايد همه وسايل، اقلام و فرم‌هاي موردنياز را كه قبلاً در بند 1 شناسايي نموده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نموده‌ايم را در جاي مناسب قرار دهيم به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند، به عبارت ديگر قرار دادن اشيا در بهترين مكان به بهترين طريق ممكن و امكان دسترسي به آن با حداكثر سرعت (زير 30 ثانيه).
3- پاكيزه‌سازي Seiso
در ديدگاه «پنج اس» پاكيزه‌سازي عبارت است از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگي‌ها و مواد خارجي، به عبارت ديگر پاكيزه‌سازي نوعي بازرسي است.
بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تأكيد در اين بخش از نظام «پنج اس» قرار دارد. برخي از لوازم، تجهيزات و مكان‌ها لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند، بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور باشیم كه پاكيزه‌سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه پاكيزه‌سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد، به عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط، اموال و افراد و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانيم.
نمونه‌هايي از اجراي اين S را مي‌توان بصورت زير فهرست نمود:
- تعريف مسئوليت‌هاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل، پاكيزگي و نظافت البسه پرسنل).
- انجام بازبيني و پاكيزه‌سازي مستمر توسط مجري ارائه خدمات
- شناسايي و رفع خرابي‌هايي كه در اثر نشتي‌ها، فرسايش‌ها، ترك‌ها و غيره بوجود آمده است
- شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن
- تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع‌آوري لوازم مستعمل، تميز كردن هر چيز بلافاصله بعد از كثيف شدن).
- حذف آلودگي‌هاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن‌ها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشيا در محفظه‌هاي دربسته).
- پاكيزه كردن محل‌هايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها، گوشه‌هاي اتاق، زير ملزومات اداري و تجهيزات فني، پشت پرده پنجره‌ها، فايل‌ها، كشوها و …).
تأثير پاكيزه‌سازی
- در پاكيزه‌سازي منشأ آلودگي رفع مي‌شود و نه آلودگي
- پاكيزه‌سازي همراه با بازبيني نقاط بحرانی و زمان
- پاكيزه‌سازي فرآيند تشخيص و تصحيح مشكلات (قبل از تبديل شدن به مسئله)
4- استانداردسازي Sekitsu
استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي سازماندهي، نظم، ترتيب و پاكيزگي.
تأكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك‌ليست‌هاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه‌هايي از اجراي اين S را مي‌توان بصورت زير فهرست نمود:
- بازبيني دوره‌اي (تشكيل كميته بازرسي، بازرسي و بازديد از مجموعه تحت پوشش، برگزاري مميزي داخلي).
- استفاده از علائم و نشانه‌ها (علائم نشان‌دهنده جهت و راهنما).
- علامت‌گذاري محدوده‌هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد بالا).
5- انضباط Shitsuke
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي‌هايي جهت انجام يك وظيفه خاص.
نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه‌هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود، همچنين اين تمرين‌ها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي‌پذيرد، به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است، مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد.
فرهنگ‌سازی
ايجاد و يا برخورداري از توانايي لازم براي انجام امور به شيوه مطلوب و موردنظر
- آموزش
- مسئولیت‌پذیری تعهد مديريت
ترويج فرهنگ خانه‌داري ایرانی ناب در محیط کار به ویژه آزمایشگاه و یا اتاق‌های تمیز
مزایای پیاده‌سازی 5S:
1- ایجاد یک نظم فراگیر
2- زمینه‌سازی برای برقراری انضباط سازمانی
3- کاهش ابهام در کار
4- زیباسازی محیط کار
5- بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی‌های آن
6- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماری‌های کاری
7- آسان شدن و کم‌زحمت شدن انجام کار
8- دسترسی آسان‌تر به اسناد، ابزار و سایر لوازم آزمایشگاهی
9- افزایش روحیه کارکنان
10- کاهش اشتباهات و دوباره‌کاری‌ها
11- بهبود روابط کارکنان
12- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
13- فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار
14- کاهش خرابی تجهیزات آزمایشگاهی
15- تثبیت و بهبود کیفیت
16- افزایش راندمان و کارایی
17- کاهش هزینه
18- کاهش زمان انجام آزمایش‌ها
19- افزایش طول عمر تجهیزات آزمایشگاهی
20- جلب‌نظر مشتریان
21- افزایش تعلق سازمانی
22- زمینه‌سازی فرهنگ خود انضباطی
23- نهادینه شدن فرهنگ بهره‌وری
24- کاهش استعفا و ترک محل کار
25- افزایش جذابیت محیط آزمایشگاه
برای دانلود فایل pdf بر روی لینک زیر کلیک کنید
ورود / ثبت نام