100 نکته پیرامون استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه پزشکی

100 نکته پیرامون استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه پزشکی

دکتر محمدرضا ملک، phd بیوشیمی

مشاور و مدرس سیستم مدیریت کیفیت

 

مقدمه:

نقش آزمایشگاه‌های پزشکی در نظام سلامت دنیای امروز، به ‌اندازه‌ای مهم و حیاتی است که بدون آن نمی‌توان حوزه بهداشت و درمان را متصور شد. حضور مؤثر کارکنان بی‌ادعا و پرتلاش آزمایشگاه‌های پزشکی سراسر کشور و نقش مهم آنان در تشخیص و مقابله با همه‌گیری ویروس کرونا، گواهی بر این ادعا است. با توجه به این جایگاه رفیع، ایجاد ساختاری پایدار و یکپارچه در آزمایشگاه‌های پزشکی با هدف بهبود خدمات تشخیصی و افزایش قابلیت اطمینان نتایج آزمایشگاهی، موضوعی بااهمیت و ضروری است. در همین راستا نکاتی پیرامون استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه پزشکی که برگرفته از مستندات و تجربیات در این عرصه است، به حضور محترم جامعه بزرگ آزمایشگاهی کشور تقدیم می‌گردد.

100 نکته پیرامون استقرار سیستم مدیریت کیفیت به شرح زیر است:

  • یک سیستم مدیریت کیفیت مطلوب باید بر اساس دیدگاه فرآیندنگر استقرار یابد.
  • مدیریت کیفیت به همه فرآیندهای مدیریتی، اصلی و پشتیبانی تعلق دارد.
  • بقا و پایداری یک آزمایشگاه به استقرار سیستم مدیریت کیفیت گره خورده است.
  • بدون تعیین اهداف کیفی و در اختیار داشتن منابع لازم، کاری پیش نخواهد رفت.
  • جهت استقرار مدیریت کیفیت، راهی جز تمرکز بر ایجاد تغییرات جزئی ولی مستمر و مداوم نیست.
  • استفاده از الگوهای مدیریتی مانند چرخه PDCA جهت بهبود شاخص‌های کیفی مؤثر است.
  • آموزش و ممیزی مداوم و مستمر، کلید موفقیت در استقرار سیستم مدیریت کیفیت است.
  • کارکنان متعهد، باصلاحیت و باانگیزه مهم‌ترین منابع در آزمایشگاه پزشکی هستند.
  • تجهیزات پیشرفته آزمایشگاهی به‌تنهایی منجر به بهبود کیفیت نخواهند شد.
  • تعیین اهداف کیفی، طراحی ساختار و انتخاب کارکنان به ترتیب در اولویت هستند.
  • تعیین اهداف کیفی باید هوشمندانه و برگرفته از خط مشی کیفی آزمایشگاه باشد.
  • خطی مشی کیفی باید توسط همه مدیران و کارکنان آزمایشگاه درک شود.
  • دانش و تجربه کارکنان باید در جهت رسیدن به اهداف کیفی به‌کار گرفته شود.
  • اهداف کیفی باید شفاف، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی و دارای محدوده زمانی باشند.
  • ساختار یک آزمایشگاه می‌بایست بر اساس اهداف کیفی طراحی شود.
  • شرح وظایف، مسئولیت و حدود اختیارات کارکنان باید متناسب با ساختار آزمایشگاه باشد.
  • یکی از دلایل وجود نیروهای مازاد در آزمایشگاه، عدم تناسب بین ساختار و کارکنان است.
  • تعهد، مسئولیت‌پذیری و پشتیبانی صاحبان و مدیران ارشد آزمایشگاه امری ضروری است.
  • عدم باور مدیران به رویکرد فرآیندنگر باعث شکست و سقوط آزمایشگاه خواهد شد.
  • حس تعهد و مسئولیت‌پذیری مدیران باید به کل کارکنان آزمایشگاه انتقال داده شود.
  • تأثیرگذاری مدیران بر کارکنان، نیازمند داشتن مهارت‌هایی است که باید آموخته شود.
  • آموختن اصول و مبانی مدیریت کیفیت برای همه مدیران و کارکنان آزمایشگاه ضروری است.
  • درک مفاهیم و تعاریف مدیریت کیفیت باعث تغییر نگرش مثبت در همه کارکنان می‌شود.
  • دانش تخصصی تنها یکی از مهارت‌های موردنیاز برای مدیران و کارکنان آزمایشگاه است.
  • مدیران آزمایشگاه باید مهارت‌های ایجاد انگیزه، تشویق و ترغیب در کارکنان را بیاموزند.
  • بدون عشق، علاقه و انگیزه، دانش تخصصی مدیران و کارکنان به کار نخواهد آمد.
  • آگاهی از فرآیندهای آزمایشگاهی و روابط متقابل آنها برای مدیران و کارکنان امری ضروریست.
  • استفاده از الگوهای مدیریتی مانند نمودار لاک‌پشتی جهت توصیف بهتر فرآیندها مؤثر است.
  • مدیران آزمایشگاه باید بتوانند دانش و اندیشه‌های خود را به برنامه‌های قابل اجرا تبدیل نمایند.
  • در هر برنامه کاری باید مسئولیت‌ها و بازه زمانی اجرا به شکل شفاف تعیین شوند.
  • مدیران در بازه‌های زمانی مشخص تصمیمات اتخاذشده را مورد بازبینی قرار دهند.
  • تصمیم‌گیری فقط مختص صاحبان و مدیران ارشد آزمایشگاه نیست.
  • جلسات بحث و تبادل نظر بین کارکنان از نکات مهم جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت است.
  • مشارکت کارکنان در امر تصمیم‌گیری نقش بسزایی در بهبود کیفیت خدمات آزمایشگاهی دارد.
  • یکی از چالش‌های استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه، عدم گردش اطلاعات است.
  • بسیاری از مدیران از دریافت اطلاعات کاربردی و موردنیاز خود محروم هستند.
  • جلسات مدیریت باید پربار و مؤثر باشد، در غیر این صورت اتلاف وقت و انرژی است.
  • توجه به داده‌های آزمایشگاهی، نقشی مهم در تضمین کیفیت خدمات آزمایشگاهی دارد.
  • ورودی جلسه باید از نوع داده‌های پردازش‌شده و خروجی آن نیز باید تصمیمات اتخاذشده باشد.
  • قبل از برگزاری هر جلسه کاری، موضوع و اهداف جلسه مشخص شود و به اطلاع شرکت‌کنندگان برسد.
  • یکی از مهم‌ترین چالش‌ها در استقرار سیستم مدیریت کیفیت، اجرا نشدن تصمیمات مدیران است.
  • عدم هدف‌گذاری یکی از مهم‌ترین دلایل اجرایی نشدن تصمیمات اتخاذشده است.
  • مدیران باید اهداف را اولویت‌بندی کرده و تا جایی که می‌توانند روی یک هدف تمرکز نمایند.
  • اندیشه‌ورزی، خلاقیت، قدرت تصمیم‌گیری و مسئولیت‌پذیری از فاکتورهای مهم مدیریتی است.
  • سرعت بازبینی در تصمیمات اتخاذشده باید متناسب با سرعت پیشرفت علوم آزمایشگاهی باشد.
  • تصمیم‌گیری یک فرآیند است که باید با مشارکت کارکنان و تأمین انتظارات مدیران همراه باشد.
  • جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت، همه کارکنان از بالاترین تا کمترین تخصص سهیم هستند.
  • در جلسات کاری بجای پرداختن به حواشی و موانع، به فرصت‌های کاری پیش رو توجه شود.
  • جلسات کاری زمان صرف غذا و گپ زدن نیست، بلکه زمانی برای بهره‌برداری از فرصت‌هاست.
  • تضمین کیفیت در آزمایشگاه همانا درست انجام دادن کارهای درست در فرآیندهای مختلف است.
  • انجام درست کارهای نادرست و بیهوده معادل با اتلاف وقت و هدر دادن منابع آزمایشگاه است.
  • افزایش اثربخشی و خروجی مطمئن فرآیندها با درست انجام دادن کارهای درست محقق می‌شود.
  • کیفیت بر اساس میزان پاسخ‌دهی به نیاز مراجعین، بیماران، پزشکان و کارکنان ارزیابی می‌گردد.
  • مدیران و کارکنان آزمایشگاه باید از الزامات و نیازهای پایه‌ای مراجعین به آزمایشگاه آگاه باشند.
  • بقا و پایداری یک آزمایشگاه وابسته به برآورده سازی نیازهای بیماران، پزشکان و کارکنان است.
  • لازمه پرداختن به بایدها، شناخت الزامات و نیازهای پایه‌ای بیماران و مراجعین به آزمایشگاه است.
  • نظرسنجی از مراجعین به آزمایشگاه یک راه مؤثر جهت شناخت نیازهای عملکردی آنان است.
  • مدیریت به روش سنتی جوابگوی بسیاری از نیازهای مراجعین به آزمایشگاه نیست.
  • مدیران باید به راه‌اندازی واحدهای توسعه و تحقیق در آزمایشگاه توجه بیشتری کنند.
  • استقرار سیستم مدیریت کیفیت منجر به کاهش هزینه‌های پنهان در آزمایشگاه خواهد شد.
  • از مهم‌ترین دلایل ورشکستگی و سقوط آزمایشگاه‌ها، عدم توجه به هزینه‌های پنهان است.
  • از جمله هزینه‌های پنهان در یک آزمایشگاه، عدم ماندگاری کارکنان باصلاحیت آن است.
  • وجود رفتارهای منفعلانه بین کارکنان یکی از چالش‌های استقرار سیستم مدیریت کیفیت است.
  • انگیزه مالی، پیشرفت کاری و امنیت شغلی سه عامل مهم جهت ماندگاری کارکنان هستند.
  • عدم ثبات مدیران در آزمایشگاه از جمله عوامل بی‌انگیزگی در کارکنان است.
  • عدم تلاش مدیران ارشد در اجرای الزامات آزمایشگاه باعث بی‌انگیزگی کارکنان خواهد شد.
  • دستاوردهای ارزشمند کارکنان باید دیده شوند و به نحو شایسته مورد قدردانی و تشکر قرار گیرند.
  • از نکات مهم در مدیریت کارکنان، فراهم آوردن بستر مناسب جهت یادگیری است.
  • فراهم آوردن زمینه مناسب یادگیری، مهم‌تر از برگزاری جلسات آموزشی است.
  • یکی از مراحل مهم جهت استقرار مدیریت کیفیت، برگزاری دوره‌های آموزشی باکیفیت است.
  • یکی از چالش‌های دوره‌های آموزشی، عدم کیفیت آن است.
  • یکی از مصادیق عدم کیفیت دوره‌های آموزشی، استفاده نادرست از پاورپوینت است.
  • استفاده از اسلایدهای زیاد و عدم گفتگوی چهره به چهره از کیفیت آموزش خواهد کاست.
  • باید به هر دو مقوله آموزش گروهی و فردی توجه شود.
  • تمرین و تکرار مرتب و منظم مفاهیم آموزشی، تأثیر انکارناپذیری در فرآیند یادگیری کارکنان دارد.
  • احترام گذاشتن به نظرات مختلف کارکنان از عوامل مهم جهت اثربخشی دوره‌های آموزشی است.
  • مدرسان و مشاوران باید به آنچه آموزش می‌دهند باور داشته باشند.
  • از نشانه‌های استقرار نامطلوب مدیریت کیفیت، عدم وجود آسایش و آرامش در بین کارکنان است.
  • تفویض درست کارها به کارکنان یک هنر است که باعث پیشرفت و تلاش بیشتر آنان می‌شود.
  • کارایی، اثربخشی و در نهایت بهره‌وری آزمایشگاه در گرو مسئولیت‌پذیری همه کارکنان است.
  • مدیران ارشد در اموری که تسلط ندارند باید کار را به کارشناسان آزمایشگاه واگذار نمایند.
  • برای استقرار سیستم مدیریت کیفیت، کارکنان نباید صرفاً مانند ماشین کار کنند.
  • برای کارکنان باید فرصت فکر، اندیشه، خلاقیت و ابراز وجود فراهم آورد.
  • آزمایشگاه‌ها باید سیستمی را جهت پاداش دادن و ارتقاء شغلی کارکنان طراحی و اجرا نمایند.
  • با گذر زمان، روند افزایش دستمزد و ارتقاء شغلی باید برای کارکنان فراهم شود.
  • تمرکز بر راهکارهای تشویقی، کلید موفقیت در استقرار سیستم مدیریت کیفیت است.
  • صلاحیت کارکنان باید بر مبنای معیارهای قابل اندازه‌گیری مورد ارزیابی قرار گیرد.
  • ارزیابی صلاحیت کارکنان باید بر اساس شناسایی توانمندی‌ها و تمرکز بر نقاط قوت آنان باشد.
  • بهبود کیفیت خدمات آزمایشگاهی به شکل مدیریت سنتی، استمرار و دوام نخواهد داشت.
  • با استقرار سیستم مدیریت کیفیت باید از کارهای اضافی و کاغذبازی‌های بیهوده کاسته شود.
  • یک سیستم مدیریت کیفیت مطلوب، انجام وظایف کارکنان را نه دشوار بلکه ساده‌تر می‌نماید.
  • دانش انفورماتیک و وجود گروه IT متعهد و پشتیبان برای استقرار مدیریت کیفیت ضروریست.
  • جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت همواره به بررسی وضعیت موجود در آزمایشگاه بپردازید.
  • بهبود مستمر و مداوم فرآیندهای مختلف آزمایشگاه یک هدف مهم و دائمی است.
  • استقرار مدیریت کیفیت نیازمند به مدیریت ریسک و شناسایی تهدیدها و موانع است.
  • فرآیندهای آزمایشگاهی باید بر شناسایی ریسک‌ها و تجزیه و تحلیل آن تمرکز نمایند.
  • در برخورد با خدمات نامنطبق باید علل ریشه‌ای وقوع خطاها شناسایی شوند.
  • شناسایی علل ریشه‌ای وقوع خطاها نیازمند وجود دیدگاه سیستمی به مدیریت کیفیت است.
  • کارکنان آزمایشگاه باید نسبت به ارائه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مؤثر مورد تشویق قرار گیرند.

100) استقرار سیستم مدیریت کیفیت به برقراری ارتباط علمی بین آزمایشگاه و بالین نیازمند است.

در پایان، امید است تا مرور این نکات، بستری مناسب جهت استقرار مطلوب سیستم مدیریت کیفیت و بهبود مداوم شاخص‌های کیفی فرآیندهای مختلف آزمایشگاه‌های پزشکی را فراهم آورد.

چک‌لیست ارزیابی و مقایسه دستگاه‌های ایمونوآنالایزر، سل‌کانتر و اتوآنالایزر

مدیریت ارتباطات مشتری در آزمایشگاه بالینی (2)

آموزش این ماشین تغییر (2) احراز شغل‌های کلیدی

چالش‌های استقرار و اجرای موفق چرخه مدیریت خطا (نامنطبق) در آزمایشگاه بالینی بخش اول 

برای دانلود پی دی اف بر روی لینک زیر کلیک کنید

پاسخی قرار دهید

ایمیل شما هنوز ثبت نشده است.